Phương pháp Kaizen: Bứt phá nhờ những thay đổi nhỏ

Triết lí Kaizen xuất phát từ Nhật Bản, có nghĩa là “cải tiến liên tục” hoặc “thay đổi để tốt hơn”, trong đó  “Kai” có nghĩa là “thay đổi” và “Zen” có nghĩa là “tốt hơn”.

Việc áp dụng phương pháp Kaizen mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Nguyên tắc cốt lõi khi áp dụng Kaizen là gì? Tất cả sẽ được chúng tôi giải đáp chi tiết trong bài viết sau đây.

Định nghĩa

Kaizen nghĩa là gì?

Kaizen là một phương pháp thúc đẩy cải tiến liên tục. Nó tập trung vào việc thực hiện những thay đổi nhỏ một cách thường xuyên, để nâng cao hiệu quả, chất lượng và năng suất trong mọi khía cạnh của hoạt động, loại bỏ sự lãng phí, cải thiện hiệu quả về cả thiết bị lẫn quy trình làm việc.

Triết lí của Kaizen

Triết lí Kaizen không tập trung vào những thay đổi đột ngột, mà thay vào đó là những cải tiến nhỏ, liên tục. Điều này tạo nên một môi trường mà ở đó nhân viên được khuyến khích đóng góp ý kiến, đề xuất các phương pháp cải tiến trong công việc hàng ngày.

Mục tiêu của Kaizen là đạt được sự hoàn thiện bằng cách cải thiện các quy trình, sản phẩm và dịch vụ một cách liên tục. Triết lý này cũng yêu cầu sự tham gia từ tất cả mọi người trong tổ chức, từ cấp lãnh đạo cho đến nhân viên cấp thấp nhấtw.

Kaizen và văn hóa tự phê bình

Để thực hiện Kaizen một cách hiệu quả, một khía cạnh quan trọng của văn hóa Nhật Bản cũng được áp dụng, đó là “Hansei” – tự phê bình. Tự phê bình ở đây không có nghĩa là chỉ trích bản thân, mà là cách để nhân viên tự đánh giá lại công việc của mình, nhận ra những điểm có thể cải thiện dù công việc hiện tại có thể đã đạt kết quả tốt.

Tinh thần Hansei giúp duy trì động lực cải tiến liên tục, ngay cả khi công việc đang diễn ra trơn tru.

Cách hoạt động

Kaizen được thực hiện thông qua các hoạt động và chu trình cải tiến nhỏ hàng ngày. Ví dụ, trong một nhà máy sản xuất, Kaizen có thể bao gồm các đề xuất để giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa quy trình làm việc, cải tiến thiết kế sản phẩm hay cải thiện môi trường làm việc.

Nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể đề xuất cải tiến, từ những thay đổi nhỏ trong cách sắp xếp công việc, đến cải tiến lớn hơn liên quan đến thiết kế sản phẩm hoặc quy trình sản xuất.

Toyota là một ví dụ điển hình. Mọi công nhân trên dây chuyền sản xuất của Toyota đều có quyền tạm dừng dây chuyền nếu họ phát hiện ra vấn đề. Sau đó, họ và giám sát viên cùng nhau thảo luận để tìm ra giải pháp khắc phục. Cách làm này không chỉ giúp giải quyết vấn đề tức thời mà còn cải thiện quy trình sản xuất trong tương lai.

Lợi ích và hạn chế của Kaizen

Lợi ích

• Tăng cường sự tham gia của nhân viên: Nhân viên cảm thấy họ có tiếng nói và trách nhiệm trong việc cải tiến công việc.
• Cải thiện hiệu suất và năng suất: Các cải tiến nhỏ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu lãng phí.
• Xây dựng văn hóa cải tiến liên tục: Kaizen giúp duy trì sự đổi mới liên tục trong tổ chức.
• Tạo động lực cho nhân viên: Khi thấy những ý tưởng của mình được thực hiện, nhân viên sẽ có động lực để đóng góp nhiều hơn.

Hạn chế

• Không phù hợp với mọi tổ chức: Trong môi trường mà giao tiếp nội bộ không tốt, thực hiện Kaizen không đạt được hiệu quả cao.
• Hiệu quả ngắn hạn: Một số sự kiện Kaizen có thể tạo ra hứng khởi tạm thời nhưng không duy trì được lâu dài nếu không được áp dụng liên tục.

Hướng dẫn triển khai Kaizen cho mọi đối tượng

Chu trình Kaizen 7 bước

Để thực hiện Kaizen một cách hệ thống, quy trình cải tiến liên tục thường được chia thành 7 bước cơ bản:

1. Thúc đẩy sự tham gia của nhân viên: Khuyến khích mọi người đóng góp ý tưởng và tham gia vào việc nhận diện vấn đề. Điều này tạo nên cảm giác sở hữu và trách nhiệm trong quá trình thay đổi.
2. Xác định vấn đề: Thu thập phản hồi từ nhân viên và xác định những lĩnh vực cần cải thiện.
3. Phát triển giải pháp: Các nhân viên được khuyến khích đề xuất các giải pháp sáng tạo. Các giải pháp sau đó sẽ được chọn lựa dựa trên tính khả thi và hiệu quả.
4. Thử nghiệm giải pháp: Thực hiện thử nghiệm giải pháp được chọn trên quy mô nhỏ để đánh giá tính hiệu quả trước khi áp dụng rộng rãi.
5. Đánh giá kết quả: Xem xét sự thành công của giải pháp và tìm ra những khía cạnh có thể cải thiện thêm.
6. Triển khai trên toàn tổ chức: Nếu giải pháp thử nghiệm thành công, nó sẽ được triển khai rộng rãi.
7. Lặp lại chu trình: Quá trình này sẽ được lặp đi lặp lại, không ngừng tìm kiếm những cách cải tiến mới.

Sự kiện Kaizen

Một cách thực hiện Kaizen hiệu quả là tổ chức các sự kiện Kaizen, còn được gọi là “Kaizen Blitz”.

Đây là các buổi làm việc nhóm ngắn hạn, thường kéo dài từ 3 đến 5 ngày, tập trung vào việc giải quyết một vấn đề cụ thể trong quá trình sản xuất hoặc quản lý. Các nhóm làm việc sẽ phân tích vấn đề, đề xuất các giải pháp và thử nghiệm chúng ngay lập tức.

PDCA – Chu trình cải tiến liên tục

Kaizen thường được áp dụng thông qua chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act), hay còn gọi là chu trình Deming. Đây là phương pháp tiêu chuẩn để thực hiện cải tiến liên tục trong Kaizen:

• Plan (Lập kế hoạch): Xác định mục tiêu cải tiến và lên kế hoạch cụ thể.
• Do (Thực hiện): Triển khai kế hoạch cải tiến.
• Check (Kiểm tra): Đánh giá kết quả của quá trình cải tiến so với mục tiêu đã đặt ra.
• Act (Hành động): Nếu cải tiến thành công, áp dụng nó vào quy trình hàng ngày. Nếu chưa đạt yêu cầu, điều chỉnh và lặp lại quy trình.

10 nguyên tắc cơ bản của Kaizen

Để thành công với Kaizen, tổ chức cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản. Dưới đây là 10 nguyên tắc phổ biến:

1. Từ bỏ những quan niệm cũ: Đừng để những suy nghĩ truyền thống cản trở sự đổi mới.
2. Giải quyết vấn đề ngay khi chúng phát sinh: Đừng trì hoãn, hãy xử lý vấn đề khi chúng còn nhỏ.
3. Từ chối trạng thái hiện tại: Luôn tìm cách cải tiến thay vì chấp nhận tình hình hiện tại.
4. Linh hoạt và thay đổi liên tục: Cải tiến không cần phải hoàn hảo ngay lập tức, mà có thể qua từng bước nhỏ.
5. Xem lỗi là cơ hội học hỏi: Thay vì lo sợ sai lầm, hãy coi đó là cơ hội để cải tiến.
6. Tạo môi trường cởi mở: Khuyến khích sự tham gia của mọi người trong tổ chức.
7. Phân tích nguyên nhân gốc rễ: Sử dụng phương pháp “5 lần tại sao” để tìm hiểu nguyên nhân sâu xa của vấn đề.
8. Thu thập nhiều góc nhìn khác nhau: Đa dạng ý kiến giúp tìm ra giải pháp tốt hơn.
9. Sáng tạo với nguồn lực hạn chế: Không cần đầu tư lớn, chỉ cần sự sáng tạo để tạo ra những thay đổi nhỏ nhưng hiệu quả.
10. Không ngừng cải tiến: Kaizen là một quá trình không bao giờ kết thúc.

Để thực hiện tốt Kaizen

Case study về ứng dụng Kaizen trong doanh nghiệp

Dưới đây là một số ví dụ về kết quả của việc áp dụng Kaizen trong các ngành kinh tế khác nhau:

• Giảm thời gian chờ đợi của bệnh nhân trong ngành chăm sóc sức khỏe
• Việc hợp lý hóa các quy trình tuyển dụng
• Quản lý bền vững lượng hàng tồn kho dư thừa trong sản xuất
• Cải thiện chức năng trong khu vực công nhờ đào tạo Kaizen

Cụ thể hơn, trong sản xuất, khoa học đời sống và ô tô:

• Chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình làm việc để giảm sự thay đổi và cải thiện chất lượng
• Áp dụng các kỹ thuật sản xuất tinh gọn trong sản xuất dược phẩm và thiết bị y tế, đồng thời hợp lý hóa các quy trình phòng thí nghiệm để tăng hiệu quả
• Thực hiện sản xuất đúng lúc (JIT) để giảm hàng tồn kho
• Thực hiện các kỹ thuật quản lý trực quan, chẳng hạn như 5S, để cải thiện tổ chức và giảm thiểu lãng phí
• Sử dụng các công cụ như lập bản đồ chuỗi giá trị và bảo trì năng suất toàn diện (TPM) để xác định và loại bỏ lãng phí trong quá trình sản xuất
• Thực hiện các kỹ thuật chống lỗi, chẳng hạn như poka-yoke, để giảm thiểu khuyết tật

Sách hay về Kaizen

Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success (Masaaki Imai)

Cuốn sách này được xem là một trong những tài liệu kinh điển về Kaizen, cung cấp một cái nhìn tổng quan về phương pháp này và cách áp dụng vào thực tế.

Lean Thinking: Banish Waste And Create Wealth In Your Corporation (James Womack, Daniel Jones)

Tập trung vào tư duy tinh gọn, giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí và tạo ra giá trị gia tăng.

• Workplace Management (Taiichi Ohno): Được viết bởi cha đẻ của hệ thống sản xuất Toyota, cuốn sách đi sâu vào các nguyên tắc và công cụ của hệ thống sản xuất này, giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tổ chức một nhà máy sản xuất hiệu quả.