Quản lý kho lạnh: quy trình, khó khăn, giải pháp

Quản lý kho lạnh là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng hàng hóa được bảo quản tốt nhất. Dưới đây là quy trình, giải pháp quản lý kho lạnh hiệu quả.

Quy trình quản lý kho lạnh

Nhận hàng:

• Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa so với phiếu nhập kho.
• Đảm bảo hàng hóa được bảo quản đúng nhiệt độ trước khi đưa vào kho.

Lưu kho:

• Phân loại hàng hóa theo nhiệt độ, hạn sử dụng, đặc tính, các khu vực để chứa hàng riêng như: khu vực hàng đông lạnh, khu vực cho hàng sản xuất, khu vực cho hàng dễ vỡ,…hay tại 1 vị trí chỉ chứa 1 mặt hàng.
• Xếp đặt hàng hóa khoa học, đảm bảo thông thoáng, dễ tìm kiếm.
• Thực hiện sắp xếp hàng hóa theo quy tắc FIFO (first in/first out), nặng để dưới, nhẹ để trên và sắp hàng hóa vào đúng khu vực quy định bảo quản phù hợp . Điều này giúp đảm bảo hàng hóa lưu chuyển đều được nằm trong thời hạn cho phép để thỏa mãn thời hạn sử dụng, không gây mất an toàn cho con người, thiết bị, phương tiện và hàng hóa,v…

Kiểm kê:

• Thực hiện kiểm kê định kỳ để đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với số liệu trên sổ sách.
• Sử dụng công nghệ như mã vạch, RFID để tăng độ chính xác và nhanh chóng.
• Sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi số lượng và trạng thái hàng hóa. Duy trì mức tồn kho tối ưu để tránh thiếu hàng hoặc hàng tồn kho quá nhiều

Xuất hàng:

• Kiểm tra lại số lượng, chất lượng hàng hóa trước khi xuất kho.
• Cập nhật thông tin xuất kho vào hệ thống.

Khó khăn trong quản lý kho lạnh

Kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm

Đặt nhiệt độ phù hợp cho kho hàng là chìa khóa thành công dẫn đến bảo đảm chất lượng hàng hóa và môi trường kho hàng đạt chuẩn.

Hầu hết các trường hợp, đối với kho lạnh nhiệt độ là điều cực kỳ quan trọng. Nhiệt độ không phù hợp nóng quá hay lạnh quá sẽ gây ra nhiều ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Gây hư hỏng hàng hóa và nhiễm chéo khi ẩm mốc.

Hư hỏng hàng hóa

Việc quản lý kho lạnh không phải là một chuyện đơn giản. Vấn đề hư hỏng hàng hóa có thể diễn ra trong bất kì giai đoạn nào nếu bạn không thể kiểm soát chúng được tốt. Chính vì vậy khâu nhận hàng, bốc xếp hàng vào trong kho, bàn giao và lưu trữ cần phải được giám sát thật tốt để không xảy ra bất kỳ vấn đề nào.

Vi sinh vật xâm nhập

Vấn đề thách thức đối với việc quản lý kho lạnh đó chính là sự phát triển của các loại vi sinh vật cũng như nấm mốc độc hại. Sở dĩ xảy ra tình trạng này là do nhiệt độ ở trong kho không được ổn định, các vấn đề liên quan đến vệ sinh, cửa kho bị hỏng và có khe hở, quá trình bảo trì kém chất lượng,…

Trước tình trạng này, chúng ta cần phải giải quyết một cách kịp thời để ngăn chặn sự phát triển của các loại nấm mốc cũng như vi khuẩn gây hại. Một số giải pháp chúng ta có thể kể đến như sau:

• Tiến hành vệ sinh kho, kiểm tra và bảo dưỡng kho lạnh.
• Trang bị thêm các thiết bị hỗ trợ khi có sự cố xảy ra.
• Sử dụng các loại xe nâng chuyên biệt dùng cho kho lạnh.

Thiết bị kho lạnh bị hư hỏng

Ví dụ như cửa kho lạnh sau một khoảng thời gian sử dụng sẽ có thể dẫn đến tình trạng hư hỏng và thất thoát nguồn khí lạnh ra bên ngoài. Đây là một vấn đề thường xuyên gặp phải. Trong trường hợp cửa kho lạnh bị hở sẽ khiến cho vi khuẩn, hóa chất và các luồng khí bẩn xâm nhập vào phía bên trong kho một cách dễ dàng. Khi phát hiện ra các lỗi thì người quản lý phải lập tức giải quyết kịp thời để không xảy ra các hậu quả nghiêm trọng liên quan như: hàng hóa bị hư hỏng, gây tốn kém nguồn điện năng và có thể xảy ra nguy cơ nguy hiểm liên quan đến tai nạn lao động.

Giải pháp giúp quản lý kho lạnh hiệu quả

Vạch ra các kế hoạch dự phòng

Trong quá trình quản lý kho có thể xảy ra một số trường hợp không thể lường trước được. Bạn không thể chỉ đứng nhìn và chấp nhận các rủi ro có thể xảy ra cho mình nên bạn cần phải có một kế hoạch dự phòng cho bất kì tình huống nào có thể xảy ra.

Ví dụ như sự cố xe tải bạn gặp phải trong suốt quá trình vận chuyển hoặc thiết bị làm lạnh của bạn gặp phải sự cố và bị ngưng hoạt động đột ngột. Bạn nên chắc chắn những tình huống có thể xảy ra và ứng biến với chúng để tránh trường hợp xảy ra mất mát.

Duy trì một lượng nhiệt độ nhất định trong kho lạnh

Đối với ngành thực phẩm đông lạnh thì đối với các loại hàng hóa khác nhau sẽ yêu cầu về mặt nhiệt độ khác nhau và chúng sẽ kéo dài để duy trì thời gian sử dụng sản phẩm càng lâu càng tốt.

Dán mã vạch lên các sản phẩm

Tiến hành quản lý kho lạnh bằng các Barcode/QR code. Đây là phương pháp dùng để quản lý kho một cách hiệu quả và thông minh nhờ vào việc khắc phục các điểm yếu có thể diễn ra trong khâu quản lý.

Sử dụng các loại kệ nhựa pallet

Sử dụng các kệ nhựa cũng như pallet nhựa để chứa và sắp xếp các loại hàng hóa bảo quản giúp cho việc quản lý được trở nên dễ dàng hơn để xuất nhập kho vào cùng thời điểm.

Hiện nay, người dùng có xu hướng ưa chuộng sử dụng pallet nhựa hơn là pallet gỗ vì chúng có các ưu điểm vượt trội như sau:

• Có độ bền cao: Nhiệt độ kho lạnh thấp có thể ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng của pallet gỗ nếu như chúng được sử dụng trong một khoảng thời gian dài. Nhưng nếu bạn sử dụng pallet nhựa ở trong kho lạnh thì không cần phải để ý đến tình trạng pallet bị nứt hay gãy.
• Tránh được các tình trạng mối mốc hay mọt ở pallet gỗ.
• Pallet nhựa được làm từ các chất liệu tốt với độ an toàn cao và chịu được sự va đập tốt.
• Chúng không bị tác động với môi trường phía bên ngoài như axit, nắng, mưa,…

Tự động hóa trong chuỗi cung ứng

Tự động hóa sẽ xử lý các công đoạn liên quan đến việc loại bỏ hoặc chèn thêm một miếng đệm của mắt xích giúp cải tiến công nghệ, quản lý kho lạnh để có thể giảm thiểu thời gian lao động thủ công của nhân viên và tăng thời gian hữu ích gia tăng lợi nhuận.